L’ufficio bicicletta non ha funzioni tecniche di pianificazione o progettazione, bensì funzioni di supporto per servizi, manutenzione, comunicazione, interfaccia con i cittadini, valutazione del grado di soddisfazione dei ciclisti. L’ufficio bicicletta dovrebbe relazionare in modo trasversale con tutti i settori della programmazione, pianificazione, progettazione della città per ricordare le azioni che in quella fase potrebbero favorire l’uso futuro della bicicletta in quel contesto, e soprattutto per evidenziare/adeguare quelle soluzioni che altrimenti potrebbero essere approvate e che peggiorerebbero in futuro la mobilità in bici.

Nella brochure della Commissione Europea Città in bicicletta, pedalando verso l'avvenire, nell'ultima parte (come cominciare) si scrive:
"Sul piano organizzativo, la creazione di un'unità bicicletta è una condizione sine qua non per lo sviluppo di una politica ciclistica realistica ed efficace.
Come minimo, l'unità bicicletta comporta la designazione di un coordinatore presso l'amministrazione che dovrà ricordare la dimensione bicicletta e fungere da «personarisorsa» a tutti i livelli dell'amministrazione comunale (politico, decisionale, esecutivo e di controllo) e in tutti i servizi che trattano, direttamente o indirettamente, la mobilità in bici (urbanistica, ambiente, lavori pubblici, finanze, insegnamento e gioventù, polizia, trasporti ecc.).
In chiave ottimale questa persona dovrebbe essere un/una ciclista, o comunque qualcuno che riceverà una bicicletta di servizio di qualità da usare nel quadro delle sue funzioni o per rendersi al lavoro.
A partire da questo livello minimo di organizzazione, si può rafforzare l'importanza dell'unità bicicletta o potenziarla in diversi modi secondo le specificità della città e le possibilità. Ad esempio, si dovranno obbligatoriamente presentare tutti i progetti al coordinatore, oppure l'approvazione del coordinatore sarà resa obbligatoria per tutti i progetti in materia di urbanistica, trasporto e lavori pubblici. Il coordinatore potrà essere affiancato da una segreteria.
Si potranno anche designare collaboratori fissi a tempo pieno e parziale presso gli uffici di urbanistica e lavori pubblici e designare membri dell'unità bicicletta presso altri servizi interessati e presso la polizia. Tutti devono essere assolutamente favorevoli alla bicicletta o, meglio, usarla essi stessi ogni giorno o nel tempo libero.
A questo livello, il funzionamento dell'unità può diventare estremamente completo (calendario di lavoro e di riunioni, approvazione obbligatoria di tutti i progetti di urbanistica e lavori pubblici con l'unità bicicletta, potere di iniziativa, bilancio di funzionamento proprio dell'unità bicicletta in materia di relazioni pubbliche, eventualmente bilancio d'investimento proprio o accantonamento di una percentuale del bilancio dei lavori pubblici, meccanismi di consultazione dei gruppi di ciclisti ecc.).